Cómo Verificar Propietarios Reales
¡Hola hola! Si estás aquí, seguro que estás buscando simplificar el proceso de alta de empresas e identificar correctamente a los Propietarios Reales. Sabemos que este procedimiento puede ser todo un dolor de cabeza, ¡pero no te preocupes! Estamos aquí para ayudarte a navegar este intrincado camino y hacer que todo sea más sencillo y eficiente.
Sabemos lo desafiante que puede ser, pero no estás solo. Realizamos este proceso todos los días y nos toma menos tiempo del que un representante de ventas se bebe un café con un cliente. Queremos compartir contigo algunos consejos prácticos que te ayudarán a digitalizar y automatizar el proceso de verificación de Propietarios Reales.
¿Por Qué Es Importante Identificar a los Propietarios Reales de Empresas?
Comencemos enumerando algunas razones por las cuales es crucial conocer a los Propietarios Reales de las empresas. Las instituciones financieras deben hacerlo para reducir la mora, evitar fraudes y prevenir sanciones por parte de los reguladores.
Conoce acá los lineamientos de la CNBV del conocimiento de propietarios reales.
Riesgos Relacionados con el Conocimiento de Propietarios Reales
Al identificar a los Propietarios Reales, podemos evitar ciertos riesgos en operaciones de crédito y mejorar el desempeño financiero. Algunos de los riesgos que podemos mitigar son:
Cambios Derivados en la Estructura de Propiedad
Imagina que el éxito financiero de una empresa es como un intrincado castillo de naipes 🃏. Cada Propietario Real es una carta fundamental en esa estructura delicadamente balanceada. Si hay cambios en esas cartas, el castillo puede tambalearse. Conocer a los Propietarios Reales te permite identificar cada pilar de tu castillo financiero y asegurarte de que esté sólidamente construido. ¡Mantén tus cartas en orden y analiza empresas con cambios recientes en su composición accionaria para evitar sorpresas desagradables!
Concentración en Grupos Financieros
Algunas empresas tienen estructuras interrelacionadas que pueden utilizarse para crear transacciones que inflen artificialmente los niveles de ingresos. Al conocer a los Propietarios Reales, podrás identificar tu nivel de exposición con cada beneficiario y entender cuánto dinero has prestado en comparación con los ingresos reales de la empresa. Esto te ayudará a evaluar el riesgo de sobreendeudamiento y tomar decisiones financieras más informadas.
Riesgos Reputacionales
La presencia de testaferros que ocultan a los verdaderos Propietarios Reales puede facilitar actividades ilícitas como el lavado de dinero, poniendo en riesgo la integridad de tu institución y del sistema financiero en general. Verificar a los Propietarios Reales es una forma efectiva de detectar posibles casos de lavado de activos y mantener tu institución al margen de actividades ilegales.
Fraude y Suplantación de Identidad
La verificación de Propietarios Reales es una medida preventiva para evitar fraudes y suplantaciones de identidad en transacciones financieras. Al conocer a los Propietarios Reales y validar su identidad, puedes asegurarte de que estás tratando con entidades legítimas y minimizar el riesgo de sufrir pérdidas financieras o daños reputacionales.
Al tener en cuenta estos riesgos y la importancia de verificar a los Propietarios Reales, tu institución estará mejor preparada para tomar decisiones financieras sólidas y cumplir con las regulaciones establecidas por la CNBV en México. La verificación de Propietarios Reales es un pilar fundamental para mantener la integridad y solidez de tu banca de PYMES.
Cumplimiento en el Conocimiento de Propietarios Reales
Cumplir con las regulaciones y normativas tanto locales como internacionales es esencial para el buen funcionamiento de tu institución financiera y para mantener la confianza de tus clientes. La verificación de Propietarios Reales te permite:
Evitar Sanciones de la CNBV o la UIF
Cumplir con las normas y regulaciones es fundamental para evitar sanciones y multas que puedan impactar negativamente a tu institución. La falta de identificación de los Propietarios Reales puede resultar en fuertes penalizaciones.
Mantener Tu Licencia Bancaria
Sin licencia, no hay negocio. Cumplir con las regulaciones y los requisitos establecidos por los organismos reguladores, como la CNBV en México o la UIF, es imprescindible para mantener la licencia de operación y seguir ofreciendo servicios financieros a tus clientes.
Seguir Leyes Locales de la CNBV
En México, la verificación de Propietarios Reales es un requerimiento regulatorio establecido por la UIF. La ley que rige esta práctica es la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), también conocida como Ley de Prevención de Lavado de Dinero (PLD). Esta ley tiene como objetivo prevenir y detectar actividades de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. Define los Propietarios Reales, las medidas de debida diligencia que se deben implementar, la actualización de datos, la comunicación de operaciones relevantes y la conservación de registros.
Seguir Leyes Internacionales
Cumplir con las regulaciones internacionales, como las establecidas por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea (BCBS) o el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), es esencial para garantizar la solidez en el ámbito global. Los bancos que se adhieren a estas normas pueden acceder a mercados internacionales más fácilmente y mejoran su reputación con stakeholders globales.
Es importante destacar que los bancos internacionales están sujetos a un escrutinio más riguroso en cuanto al cumplimiento de las regulaciones internacionales, dado que operan en múltiples jurisdicciones y están expuestos a riesgos transfronterizos. Por lo tanto, el cumplimiento de las normativas establecidas es especialmente relevante para fortalecer su reputación y credibilidad en el mercado global.
Desafíos en la Verificación de Propietarios Reales
Información en Actas Constitutivas
Uno de los principales desafíos en el proceso de verificación de Propietarios Reales es que la información está en documentos no estructurados, como las actas constitutivas y actas de asamblea. Cada acta tiene un formato diferente dependiendo de la notaría y el abogado que la redactó, lo que dificulta la estandarización y automatización del análisis.
Los sistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) tradicionales no son adecuados para este propósito, ya que no pueden reconocer y extraer información precisa de actas con estructuras variadas.
Para superar este obstáculo, es fundamental contar con un OCR especializado para actas constitutivas y actas de asamblea. Te invitamos a conocer Dictamen, nuestro OCR diseñado específicamente para estos documentos.
Automatizar el análisis de actas no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también aumenta la exactitud de los datos extraídos, eliminando reprocesamientos en tu mesa de control. Además, te permite cumplir de manera efectiva con los requerimientos regulatorios establecidos y, lo más importante, ofrecer una buena experiencia a tus clientes desde el inicio del onboarding.
Información Dispersa de Propietarios Reales
No existe una central de información que contenga los Propietarios Reales de todas las empresas ni un buró de información al respecto, lo que representa un desafío en el proceso de verificación. La información se encuentra en posesión de cada empresa individualmente.
El proceso se complica aún más debido a los millones de empresas existentes, cada una con múltiples actas constitutivas y actas de asamblea. El volumen de información y la falta de estandarización hacen que la tarea de recopilar y verificar a los Propietarios Reales sea costosa y consuma mucho tiempo.
La verificación se convierte, entonces, en una búsqueda de agujas en un pajar, donde se deben revisar millones de documentos para obtener la información relevante de cada empresa.
Empresas con Composiciones Accionarias Complejas
La verificación de Propietarios Reales se vuelve aún más desafiante cuando nos encontramos con empresas que tienen composiciones accionarias complejas. La ley exige que identifiquemos a todas las personas físicas que sean Propietarios Reales y que posean más del 25% de las acciones de la empresa.
Sin embargo, algunas empresas tienen estructuras donde otras empresas actúan como accionistas de primer nivel. Esto implica revisar actas constitutivas, actas de asamblea o certificaciones de accionistas de estas empresas adicionales para obtener una visión completa de los Propietarios Reales.
El proceso se complica al tener que extraer datos de múltiples fuentes, relacionar las composiciones accionarias entre sí, ajustar bases de datos y realizar controles adicionales para cumplir con este requerimiento.
Pasos para Conocer a los Propietarios Reales
En esta sección, te contamos cómo llevar a cabo el proceso de conocimiento de Propietarios Reales en México.
1. Solicitar Información de Manera Clara y Efectiva
Es esencial solicitar todos los documentos necesarios para realizar la verificación y el análisis para dar de alta a las empresas. La claridad en la solicitud de documentos facilita el proceso tanto para tu equipo como para los solicitantes.
Provee un Canal Intuitivo y Accesible
Diseña una interfaz intuitiva y familiar que guíe a los solicitantes a través del proceso. Utiliza un diseño limpio y claro, con instrucciones fáciles de entender. Asegúrate de que la plataforma sea accesible desde donde las empresas realizan su onboarding.
Lista de Documentos Requeridos
Proporciona una lista detallada de los documentos necesarios para la verificación de Propietarios Reales y para dar de alta a la empresa. Enumera cada documento claramente y ofrece una breve descripción de lo que se espera en cada uno.
Instrucciones Durante Onboarding Digital
Ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo cargar cada documento. Utiliza indicaciones visuales, como íconos o miniaturas de documentos, para ayudar a los solicitantes a identificar cada archivo.
Colaboración y Comunicación
Facilita la colaboración entre los solicitantes y otros miembros de su equipo o asesores que puedan estar involucrados en el proceso. Ofrece opciones para completar tareas de manera segura y permitir que varios usuarios trabajen en conjunto.
Informa el Estatus
Implementa una interfaz para mantener a los solicitantes informados sobre el progreso de su solicitud y para asegurarte de que no falte ningún documento importante. Utiliza notificaciones y recordatorios cuando existan cambios de estado o necesites documentos adicionales.
2. Prevalidar Documentos
Antes de proceder con un análisis exhaustivo, realiza una prevalidación para asegurarte de que los documentos cumplan con ciertos criterios mínimos. Esta etapa permitirá una preaprobación del documento antes de dedicar tiempo y recursos adicionales.
Comprueba que Te Enviaron las Actas Constitutivas o Actas de Asamblea
Identificar claramente el tipo de documento es esencial para asegurarse de que se proporcionó la información adecuada para la verificación.
Comprueba que el Acta Sea de la Empresa Solicitante
Asegúrate de que los documentos proporcionados sean válidos y pertenezcan a la empresa que está solicitando el proceso de onboarding.
Comprueba que el Acta Esté Completa y Tenga la Información Necesaria
Verifica que los documentos contengan toda la información necesaria para el análisis, incluyendo nombres de accionistas, participación accionaria y número de folio mercantil.
3. Extraer Información de Actas Constitutivas
Para conocer a los Propietarios Reales, es importante revisar todas las actas disponibles para identificar cambios en la estructura accionaria. Extrae la lista de accionistas más reciente, junto con sus identificaciones si están disponibles.
Revisión de Actas Constitutivas
Revisa todas las actas constitutivas y actas de asamblea disponibles para identificar cambios en la composición accionaria. Busca información en el orden del día y artículos transitorios.
Identificación de Cambios en la Estructura Accionaria
Registra los cambios en la estructura accionaria que se encuentren en las actas revisadas, incluyendo nuevos accionistas y modificaciones en las participaciones.
Extracción de la Lista de Accionistas Más Reciente
Extrae la lista de accionistas más reciente con sus respectivos porcentajes de participación. Si el acta incluye identificaciones, guárdalas en tu base de datos.
Marcar la Fuente de Extracción
Marca claramente la fuente de donde se extrajo la composición accionaria más reciente para facilitar análisis posteriores.
4. Consultar Propietarios Reales en Listas Restrictivas
Es crucial realizar consultas en listas restrictivas para asegurarse de que los accionistas, la empresa y los representantes legales no estén involucrados en actividades ilícitas.
Consulta de Propietarios Reales en Listas Restrictivas
Accede a fuentes de listas restrictivas actualizadas que contengan información sobre personas y entidades sancionadas. Verifica tanto a nivel nacional como internacional.
Registro de Resultados
Registra los resultados de las consultas. Si hay coincidencias, toma las medidas adecuadas para investigar más a fondo y seguir los procedimientos internos.
5. Verificar Porcentajes de Participación
Asegúrate de cumplir con la regla de identificar personas físicas con más del 25% de participación accionaria.
Cálculo de Porcentajes de Participación
Calcula los porcentajes de participación para cada accionista, considerando acciones directas e indirectas.
Verificación del Cumplimiento del 25%
Identifica a las personas físicas con una participación del 25% o más como Propietarios Reales, cumpliendo con los requisitos legales.
Actualización de Información
Actualiza la información de los Propietarios Reales en las bases de datos de manera precisa y confiable.
Principios para una Buena Experiencia del Cliente
El proceso de verificación puede presentar desafíos tanto para los bancos como para los solicitantes. Algunos problemas comunes son:
Tiempos de Onboarding Prolongados
Los solicitantes pueden experimentar demoras significativas, lo que genera frustración y ansiedad.
Múltiples Interacciones y Solicitudes de Documentos
Los representantes legales se sienten abrumados cuando se solicitan continuamente más documentos de soporte.
Falta de Visibilidad sobre el Estado del Onboarding
Los solicitantes desconocen cuánto tiempo falta para la finalización de su solicitud, generando incertidumbre.
Mejorando la Experiencia en el Conocimiento de Propietarios Reales
Para optimizar el proceso y mejorar la experiencia del cliente, los bancos pueden implementar las siguientes prácticas:
Dar Tiempos de Respuesta Rápidos
Elimina cuellos de botella, especialmente en la revisión de documentos como las actas constitutivas. Agiliza las etapas del proceso para reducir tiempos de espera.
Comunicar Siempre el Estado de la Solicitud
Establece un portal en línea donde los solicitantes puedan verificar el estado actual de su solicitud y recibir actualizaciones claras y frecuentes.
Solicitar Toda la Información Necesaria de una Vez
Analiza toda la información enviada y solicita todos los soportes adicionales requeridos en una sola comunicación, evitando solicitudes repetitivas.
Soporte al Cliente Eficiente y Receptivo
Proporciona canales de comunicación claros y accesibles para atender dudas o inquietudes durante el proceso. Capacita al personal para brindar orientación efectiva.
Experiencia de Usuario Simplificada
Diseña una interfaz intuitiva y accesible. Proporciona instrucciones claras sobre cómo enviar los documentos y facilita el acceso al portal de seguimiento.
